Automatizace CRM a ERP
AI vrstva nad CRM a ERP, které už máte.
Většina firem nepotřebuje další systém. Potřebuje, aby systémy, které už platí, přestaly vyžadovat ruční práci. Nad váš stávající CRM a ERP přidáme AI vrstvu, která čte dokumenty, přesouvá data mezi systémy, připravuje podklady a upozorní na to, co potřebuje lidské rozhodnutí. Váš ERP zůstává tam, kde je, i se svým dodavatelem. Do jeho databáze nesáháme a nenahrazujeme ho. Pokud hledáte někoho, kdo vám postaví celý ERP od nuly, to nejsme my a řekneme vám to hned na prvním hovoru.
Pro koho je tato služba?
- Finanční týmy, které uzavírají měsíc kopírováním čísel mezi systémy
- Obchodní týmy, které přepisují údaje z mailu do CRM
- Firmy se starším ERP bez použitelného API
- Každý, kdo má pravdu rozdělenou mezi dva systémy
Kdy nás firmy oslovují
Firmy nás na tohle oslovují tehdy, když mají systémy v pořádku, ale lidé kolem nich pořád něco přepisují.
- Faktury chodí mailem v pěti formátech a někdo je přepisuje do účetnictví.
- Měsíční uzávěrka trvá pět dnů, z toho čtyři dny zabírá tahání čísel ze tří systémů.
- Obchodník má CRM, ale polovinu informací nechává v mailové schránce, protože přepsat je trvá déle než zavolat.
- Sklad a účetnictví ukazují jiná čísla a nikdo neví, která jsou správná.
- ERP má dvacet let, dodavatel ho už nerozvíjí a žádné API nemá.
Zpracování faktur a dokladů
Přečte příchozí faktury, dodací listy a objednávky v jakémkoli formátu a zapíše je do systému.
- PDF, skeny i maily
- Kontrola proti objednávce
- Výjimky jdou člověku
- Zápis do vašeho ERP
Měsíční uzávěrka
Posbírá data, odsouhlasí, co nesedí, a připraví report.
- Data z několika systémů
- Odsouhlasení a kontroly
- Report podle harmonogramu
- Dohledatelný záznam
CRM bez přepisování
Údaje z mailů, formulářů a hovorů se dostanou do CRM, aniž by je někdo kopíroval.
- Z mailu rovnou do CRM
- Doplnění údajů o firmě
- Odstranění duplicit
- Připomínky na follow-up
Systémy bez API
U staršího softwaru použijeme RPA nebo mezivrstvu místo integrace.
- RPA pro starší systémy
- Naplánované exporty a importy
- Mezivrstva s databází
- Monitoring běhu
Časté otázky
Postavíte nám vlastní CRM nebo ERP?
Vlastní ERP nestavíme a ani to nedoporučujeme. Je to jiná kategorie projektu: účetní legislativa, daňové výstupy a údržba, kterou musí někdo držet i za pět let. Smysluplnější je postavit vrstvu nad ERP, které už máte, a nechat jeho dodavatele dělat svou práci. Jednoduché CRM na míru jako webovou aplikaci postavit umíme, ale skoro vždy vám doporučíme nejdřív zkusit hotové řešení. Vlastní systém znamená, že jeho údržba je odteď vaše.
Musíme kvůli tomu měnit systém, který máme?
Ne, to je celý smysl téhle služby. Váš ERP zůstává tam, kde je, i se svým dodavatelem a podporou. My kolem něj postavíme vrstvu, která čte dokumenty, přesouvá data a připravuje podklady. Nesáhnout do jeho databáze je i váš zájem: ve chvíli, kdy do ní zapíše něco cizího, přestává platit podpora od dodavatele.
Náš systém nemá API. Dá se s tím něco dělat?
Dá, jen to stojí víc úsilí. Možnosti jsou tři: naplánovaný export a import souborů, mezivrstva s vlastní databází, nebo RPA, tedy robot, který systém obsluhuje jako člověk. RPA je nejkřehčí řešení, protože stačí změna obrazovky a přestane fungovat. Používáme ho až tehdy, když první dvě možnosti nevycházejí.
Jak víte, že AI nepřepíše fakturu špatně?
Nevíme to zaručit na sto procent a nikdo to neví. Proto se údaje porovnávají s objednávkou a dodacím listem, a co nesedí, jde člověku. První týdny běží všechno s kontrolou, abyste viděli reálnou chybovost na svých dokladech, ne na našem slibu. Teprve podle toho se nastaví, co může projít automaticky.
Kdo za to nese odpovědnost při kontrole?
Vy, stejně jako u účetní. Automatizovaný krok musí být dohledatelný, takže ke každému zápisu zůstává záznam, odkud údaj přišel a kdo ho schválil. Nestačí, že to funguje; musí se dát ukázat, proč to tak dopadlo.
Jak je to s cenou
Začínáme týdenním posudkem: projdeme s vašimi lidmi jeden konkrétní proces, změříme, kolik hodin spolkne, a řekneme, co se z něj dá automatizovat. Posudek má pevnou cenu a pokud z něj vyjde, že se to nevyplatí, dozvíte se to. Samotné nasazení se cení podle rozsahu; napojení na systém s dobrým API je řádově levnější než obcházení systému, který žádné nemá.
Připraveni začít?
Rezervujte si bezplatnou konzultaci a zjistěte, jak vám můžeme pomoci.
Rezervovat hovor