Automatizácia CRM a ERP
AI vrstva nad CRM a ERP, ktoré už máte.
Väčšina firiem nepotrebuje ďalší systém. Potrebuje, aby systémy, ktoré už platia, prestali vyžadovať ručnú prácu. Nad váš existujúci CRM a ERP pridáme AI vrstvu, ktorá číta dokumenty, presunie dáta medzi systémami, pripraví podklady a upozorní na to, čo potrebuje ľudské rozhodnutie. Váš ERP zostáva tam, kde je, aj so svojím dodávateľom. Do jeho databázy nesiahame a nenahrádzame ho. Ak hľadáte niekoho, kto vám postaví celý ERP od nuly, to nie sme my a povieme vám to hneď na prvom hovore.
Pre koho je táto služba?
- Finančné tímy, ktoré uzatvárajú mesiac kopírovaním čísel medzi systémami
- Obchodné tímy, ktoré prepisujú údaje z mailu do CRM
- Firmy so starším ERP bez použiteľného API
- Každý, kto má pravdu rozdelenú medzi dva systémy
Kedy nás firmy oslovujú
Firmy nás na toto oslovujú vtedy, keď majú systémy v poriadku, ale ľudia okolo nich stále niečo prepisujú.
- Faktúry chodia mailom v piatich formátoch a niekto ich prepísava do účtovníctva.
- Mesačná uzávierka trvá päť dní, z toho štyri dňa vyťahovanie čísel z troch systémov.
- Obchodník má CRM, ale polovicu informácií necháva v mailovej schránke, lebo prepísať ich trvá dlhšie než zavolať.
- Sklad a účtovníctvo ukazujú iné čísla a nikto nevie, ktoré je správne.
- ERP má dvadsať rokov, dodávateľ ho už nerozvíja a API nemá žiadne.
Spracovanie faktúr a dokladov
Prečíta prichádzajúce faktúry, dodacie listy a objednávky v akomkoľvek formáte a zapíše ich do systému.
- PDF, skeny aj maily
- Kontrola proti objednávke
- Výnimky idú človeku
- Zápis do vášho ERP
Mesačná uzávierka
Pozbiera dáta, odsúhlasí, čo nesedí, a pripraví report.
- Dáta z viacerých systémov
- Odsúhlasenie a kontroly
- Report podľa harmonogramu
- Dohladateľný záznam
CRM bez prepisovania
Údaje z mailov, formulárov a hovorov sa dostanú do CRM bez toho, aby ich niekto kopíroval.
- Z mailu rovno do CRM
- Doplnenie údajov o firme
- Odstránenie duplicít
- Pripomienky na follow-up
Systémy bez API
Pri staršom softvéri použijeme RPA alebo medzivrstvu namiesto integrácie.
- RPA pre staršie systémy
- Plánované exporty a importy
- Medzivrstva s databázou
- Monitoring behu
Časté otázky
Postavíte nám vlastné CRM alebo ERP?
Vlastné ERP nestaviame a ani to neodporúčame. Je to iná kategória projektu: účtovná legislatíva, daňové výstupy a údržba, ktorú musí niekto držať aj o päť rokov. Zmysluplnejšie je postaviť vrstvu nad ERP, ktoré už máte, a nechať jeho dodávateľa robiť svoju prácu. Jednoduché CRM na mieru ako webovú aplikáciu postaviť vieme, ale takmer vždy vám odporúčame najskôr skúsiť hotové riešenie. Vlastný systém znamená, že jeho údržba je odteraz vaša.
Musíme kvôli tomu meniť systém, ktorý máme?
Nie, to je celý zmysel tejto služby. Váš ERP zostáva tam, kde je, aj so svojím dodávateľom a podporou. My okolo neho postavíme vrstvu, ktorá číta dokumenty, presuná dáta a pripraví podklady. Nesiahnuť do jeho databázy je aj váš záujem: v momente, keď do nej zapíše niečo cudzie, prestáva platiť podpora od dodávateľa.
Náš systém nemá API. Dá sa s tým niečo robiť?
Dá, len to stojí viac úsilia. Možnosti sú tri: plánovaný export a import súborov, medzivrstva s vlastnou databázou, alebo RPA, teda robot, ktorý systém obsluhuje ako človek. RPA je najkrehkejšie riešenie, lebo stačí zmena obrazovky a prestane fungovať. Používame ho až vtedy, keď prvé dve možnosti nevychádzajú.
Ako viete, že AI neprepíše faktúru zle?
Nevieme to zaručiť na sto percent a nikto to nevie. Preto sa údaje porovnávajú s objednávkou a dodacím listom, a čo nesedí, ide človeku. Prvé týždne beží všetko s kontrolou, aby ste videli reálnu chybovosť na svojich dokladoch, nie na našom sľube. Až podľa toho sa nastaví, čo môže prejsť automaticky.
Kto za to nesie zodpovednosť pri kontrole?
Vy, rovnako ako pri účtovníčke. Automatizovaný krok musí byť dohladateľný, takže ku každému zápisu ostane záznam, odkiaľ údaj prišiel a kto ho schválil. Nestačí, že to funguje; musí sa dať ukázať, prečo to tak dopadlo.
Ako je to s cenou
Začíname týždňovým posudkom: prejdeme s vašimi ľuďmi jeden konkrétny proces, zmeriame, koľko hodín zožerie, a povieme, čo sa z neho dá automatizovať. Posudok má pevnú cenu a ak z neho vyjde, že sa to neoplatí, dozviete sa to. Samotné nasadenie sa cení podľa rozsahu; napojenie na systém s dobrým API je rádovo lacnejšie než obchádzanie systému, ktorý žiadne nemá.
Pripravení začať?
Rezervujte si bezplatnú konzultáciu a zistite, ako vám môžeme pomôcť.
Rezervovať hovor